Gérer une équipe de closers : rôles, permissions et attribution des leads

Chaque espace de travail a un propriétaire : le compte qui l’a créé. Il a accès à tout, sans restriction. Les membres de l’équipe reçoivent chacun un rôle. Deux rôles existent dès la création de l’espace, et vous en ajoutez autant que nécessaire.

Dans l’interface comme sur ce site, « closer » désigne le membre qui suit un lead jusqu’au dépôt. Ce n’est pas un rôle imposé : vous nommez vos rôles comme votre équipe travaille.

Un rôle est une liste de permissions. Modifier un rôle met à jour tous les membres qui l’ont ; pour donner des droits différents à une personne, créez-lui un rôle. Un rôle personnalisé ne peut pas être supprimé tant que des membres l’utilisent.

Le bouton « Prévisualiser ce rôle » montre l’application telle que la voit un membre de ce rôle. Vous vérifiez ce qu’un setter voit avant de lui envoyer son invitation.

Depuis l’écran Équipe, « Ajouter un membre » demande un nom, une adresse e-mail et un rôle, puis l’une des deux méthodes suivantes :

• Inviter par e-mail : le membre reçoit un e-mail et choisit son mot de passe. Le CRM affiche aussi un lien d’invitation à copier, valable 7 jours, à transmettre par Telegram ou WhatsApp.
• Définir un mot de passe : le compte est actif tout de suite, avec un mot de passe d’au moins 8 caractères que vous transmettez au membre.

Un membre qui n’a pas encore activé son compte porte la mention « Invitation en attente », avec un bouton pour renvoyer l’invitation. Un manager peut définir un nouveau mot de passe pour un membre, mais seul un administrateur change les rôles, et personne ne change le sien.

Le propriétaire de plusieurs espaces peut inviter la même personne dans plusieurs d’entre eux, avec un rôle différent dans chacun. Quand un membre quitte l’équipe, ses sessions sont fermées et ses leads redeviennent non assignés.

Un membre qui n’a pas de rôle administrateur voit les leads qui lui sont assignés et ceux qu’il a pris en charge : liste des leads, recherche, dépôts et exports. La permission « voir toutes les conversations » lui ouvre l’ensemble de l’inbox Telegram partagée, sans élargir sa liste de leads.

L’attribution automatique des nouveaux leads se règle dans les réglages : désactivée, rotation équitable (chacun son tour) ou au membre le moins chargé, c’est-à-dire celui qui a le moins de leads actifs. Elle s’applique quand une conversation devient un lead, parmi les membres qui ont activé leur compte. Les réglages affichent le prochain membre servi et le nombre de leads actifs de chacun.

Le journal d’activité, réservé au propriétaire et aux administrateurs, liste les actions de l’équipe : création, prise en charge et changement d’étape d’un lead, suppression, import CSV, actions en masse, dépôts et upsells créés, modifiés ou supprimés, exports de leads et de dépôts, invitations au canal, synchronisation CellXpert, arrivées et départs de membres, création et modification de rôles.

• Chaque ligne indique qui a agi, ce qui a été fait, quand, et depuis quelle adresse IP.
• Les filtres portent sur le type d’action, le type d’auteur, un membre précis et une période.
• Les mêmes événements apparaissent dans la chronologie de chaque lead.

• Chat d’équipe : un canal général et des messages privés entre membres, avec mentions, réponses, pièces jointes jusqu’à 30 Mo, indicateur de frappe et présence en ligne. Les messages sont chiffrés au repos.
• Alerte de délai de réponse : quand un lead pris en charge attend une réponse au-delà de l’objectif (30 minutes par défaut), le membre concerné et le propriétaire sont prévenus.
• Surveillance : des règles signalent les liens envoyés aux clients, les adresses de portefeuille crypto invalides ou absentes de votre liste, les délais de réponse dépassés et, si vous l’activez, les messages jugés de faible qualité par l’IA.
• Statistiques par closer : leads assignés, dépôts obtenus, montant, temps de réponse moyen et taux de conversion, dans les analytics de l’espace.

Une adresse e-mail correspond à un seul compte sur la plateforme. La double authentification par application (avec 10 codes de secours) et la connexion Google sont disponibles, et chaque espace de travail est isolé des autres. Pendant le lancement, aucune limite de membres n’est appliquée : voir les tarifs.