Relances automatiques Telegram : des règles que vous activez

À la création d’un espace, la liste des règles de relance est vide : le CRM ne signale aucun lead et n’envoie aucun message de relance. Les règles se gèrent dans l’écran Automations, onglet « Règles de relance », par les membres qui ont la permission de gérer les réglages.

• « Ajouter une règle » crée une règle que vous complétez : condition, délai, priorité et message.
• « Restaurer les règles par défaut » crée les quatre règles proposées plus bas, actives et sans message : elles signalent les leads, elles n’écrivent à personne.
• Chaque règle s’active ou se désactive d’un clic, et se modifie à tout moment.

Une règle porte sur une condition et un délai. Les conditions « Pas de réponse » et « Support sans réponse » ignorent les leads arrivés au bout du pipeline : archivés, VIP, commission débloquée ou upsell réalisé.

Toutes les 10 minutes, le CRM recalcule les leads concernés par vos règles actives. Chaque lead concerné porte la mention « À relancer », la priorité de la règle (haute, moyenne ou basse) et, comme raison, le nom de la règle.

• Dans le pipeline, la carte du lead affiche « À relancer » avec un point de couleur selon la priorité.
• Sur le dashboard, la tuile « À relancer » compte les leads en retard de relance et ouvre leur liste, triée par priorité.
• Le signal disparaît de lui-même quand la condition n’est plus vraie, par exemple après un nouveau message ou un dépôt confirmé.
• Un lead que vous marquez ou démarquez vous-même garde votre choix : le recalcul ne l’écrase pas.

Une règle active qui porte un message l’envoie à chaque lead qui remplit sa condition. Le CRM vérifie chaque minute les leads arrivés au délai, et le message part dans la conversation Telegram du lead, depuis le compte auquel il a écrit.

• Une seule fois par lead et par règle. Un lead qui retombe plus tard dans la même condition ne reçoit pas le même message une deuxième fois.
• Pas d’envoi à l’historique. Seuls les leads qui atteignent le délai après l’enregistrement du message le reçoivent ; ceux qui étaient déjà en retard ne sont pas relancés d’un coup.
• Conversations privées uniquement. Le message ne part qu’à un lead en conversation privée, jamais dans un groupe, un canal ou à un bot.
• Une file d’envoi par compte. Les relances partagent la file des automations : un message à la fois par compte Telegram, avec au moins 4 secondes entre deux envois.

Le message accepte les variables {prenom}, {nom}, {username} et {statut}. Une fois envoyé, il apparaît dans la conversation comme un message de votre équipe.

Pour relancer à J+1, J+2 et J+7

Une règle envoie un seul message. Pour une séquence, créez une règle par étape, avec la même condition et trois délais : 1, 2 et 7 jours, chacune avec son message. Un lead qui répond sort de la condition « N’a pas répondu », et les règles suivantes ne lui écrivent pas.

Un compte déconnecté ou une attente imposée par Telegram peut faire échouer un envoi. Le CRM réessaie alors jusqu’à cinq fois, 1 minute, 5 minutes, 30 minutes, 2 heures puis 12 heures plus tard. Avant chaque nouvel essai, il vérifie que la relance a encore un sens :

• si le lead ne remplit plus la condition de la règle, l’envoi est annulé ;
• si le lead a écrit depuis le premier essai, l’envoi est annulé ;
• après le dernier essai, la relance est abandonnée pour ce lead.

Désactiver une règle ou vider son message arrête les envois. Quand vous les réactivez, le CRM repart de ce moment : seuls les leads qui atteignent le délai ensuite reçoivent le message. Les règles sans message continuent de signaler les leads tant qu’elles sont actives.

Les relances agissent après un délai. Pour un message envoyé au moment où un lead change d’étape, utilisez les automations par étape. Pour la réponse que le closer écrit lui-même au lead relancé, l’IA propose trois suggestions de réponse. Le nombre de leads à relancer apparaît aussi dans les statistiques de l’équipe.